Pedoman Tata Naskah Dinas Belum Merujuk UU Kearsipan

Pedoman Tata Naskah Dinas (TND) Kabupaten Klaten belum merujuk pada Undang – undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Demikian disampaikan Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Widi Setyawan pada acara gelar hasil audit lembaga kearsipan daerah (LKD) di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten (Kamis, 4 Mei 2017).

Lebih lanjut disampaikan bahwa TND sebagai salah satu indikator keautentikan sebuah arsip harus merujuk pada peraturan perundang -undangan yang berlaku di Indonesia.

Tim audit dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terdiri dari Widhi Setyawan, sri utami, dan M. Bahrun Effendi.

Hal – hal yang diaudit  adalah bidang ketaatan terhadap peraturan perundang – undangan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis, sumber daya manusia kearsipan, kelembagaan, sarana dan prasarana kearsipan, dan uji petik ke organisasi perangkat daerah (OPD) yang sudah pernah dibina oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten.

Hal – hal yang perlu diperbaiki selain Pedoman TND antara lain Kabupaten Klaten harus membuat pedoman pengelolaan kearsipan dari penciptaan sampai penyusutan arsip yang berjumlah tujuh item, sarana dan prasarana kearsipan harus sesuai dengan standar kearsipan, setiap OPD harus mengelola arsipnya sendiri kemudian melaporkan arsip aktifnya setiap 6 bulan sekali ke LKD Kabupaten Klaten, setiap OPD hanya menyerahkan arsip statis dan inaktif yang retensinya lebih dari 10 tahun ke LKD Kabupaten Klaten dalam keadaan sudah tertata dan terdata.

Pada acara gelar hasil audit, Sri Winoto, plt. Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten menyatakan sangat senang dan berterima kasih dilakukan audit, karena dari hasil audit bisa diketahui apa saja yang akan dilakukan untuk perbaikan bidang kearsipan. Beliau juga menyatakan akan berkoordinasi dengan instansi terkait, dan menerima hasil audit, serta menandatangani Risalah Hasil Audit Kearsipan Sementara Kabupaten Klaten Tahun 2017.

Hasil audit akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai bahan koordinasi nasional bidang kearsipan.(*Nn)